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Polivalenza e organizzazione alla scrivania

Il segretario occupa un posto chiave nella gestione quotidiana dell’attività di un’azienda. Autentico jolly dell’amministrazione, gestisce le telefonate in entrata e in uscita, organizza l’agenda e le riunioni, riceve i clienti, redige e trasmette le comunicazioni via posta ordinaria o e-mail, classifica i dossier, prepara i viaggi di lavoro e le trasferte, prende appunti e redige i resoconti o altri verbali. Tra le sue mansioni possono rientrare anche diverse operazioni di contabilità. Il segretario ha una buona predisposizione per le pubbliche relazioni e non ha difficoltà a comunicare sia verbalmente, di persona o al telefono, che per iscritto o attraverso i dispositivi informatici. In questo tipo di lavoro è impossibile annoiarsi e le giornate sono molto varie.

Il segretario può fare leva sulla sua propensione ai rapporti interpersonali e sul suo spirito di adattamento per fronteggiare con sicurezza interlocutori molto diversi: collaboratori dell’azienda, quale che sia il loro reparto o il loro ruolo, prestatori di servizi esterni, clienti, amministrazioni, membri della direzione. A seconda dei contesti, può anche accogliere i visitatori e rispondere alle loro domande. Sa lavorare in autonomia, districandosi tra le diverse mansioni in funzione delle priorità. 

Il termine segretario viene da segreti... E in effetti la discrezione e la riservatezza sono la sua seconda natura. Nel suo lavoro può venire a conoscenza di informazioni riservate, soprattutto se collabora con la direzione dell’azienda.

Non è raro che il segretario si specializzi in un settore particolare: medico, giuridico, tecnico, ecc. Più la sua esperienza è pertinente, maggiori sono le responsabilità che gli vengono affidate. Nel corso della sua carriera ha quindi un potenziale di sviluppo tutt’altro che trascurabile. 

Questa figura professionale è richiesta in tutti i tipi di servizi, imprese e organizzazioni: PMI, grandi gruppi, amministrazione, ecc. I posti da segretario sono dunque innumerevoli. A seconda della struttura in cui opera, il segretario condivide l’ufficio con altri collaboratori e può essere a contatto diretto con i visitatori e i clienti.

Competenze richieste: ottima conoscenza della lingua italiana (preferibilmente anche di altre lingue nel caso di un gruppo multinazionale) – predisposizione ai rapporti interpersonali – capacità organizzative – reattività – polivalenza – discrezione – rigore
 

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