Definizione delle priorità e organizzazione.
Al servizio di un direttore, un quadro o un intero servizio, la segretaria di direzione interviene sull’insieme dell’ordinaria amministrazione. Tratta la posta, filtra le chiamate telefoniche, redige i verbali e gli appunti, organizza le sedute di direzione e pianifica l’agenda. La contabilità delle note spese, le fatture e i rendiconti di carte di credito della direzione fanno parte dei suoi compiti. La segretaria di direzione mette in contatto i clienti, i fornitori e i rappresentanti del personale. In alcuni casi, partecipa alla comunicazione interna ed esterna sulla rivista della società.
Questo ruolo si ritrova associato alla direzione di tutte le società pubbliche e private, così come delle fondazioni.
Competenze richieste: redazione e ortografia irreprensibili — corrispondenza in francese, inglese e tedesco — ottima conoscenza degli strumenti informatici — autonomia — accentuato senso della responsabilità — gestione priorità — ottima organizzazione personale — flessibilità — resistenza allo stress — discrezione — senso della privacy — abilità interpersonale — buona presentazione