Assistante administrative et accueil - 80% - H/F

  • Type de contrat Try + Hire - bis auf weiteres
  • Lieu
    LONAY
  • Référence 109818-122-1
  • Date d'entrée asap
  • Secteur Chimie & Life Sciences
  • Date de publication 15.09.2021
  • Postuler

Manpower

Assistante administrative et accueil - 80% - H/F

Votre mission

Rattaché à l'Executive Assistant, le titulaire du poste est principalement chargé de :
-Assurer une présence à l'accueil / l'entrée. Maintenir un environnement de travail accueillant.
-Accueillir et orienter les visiteurs : enregistrer leur arrivée et départ, remettre un badge, demander le nom et annoncer la venue dans le service concerné par téléphone ou les accompagner dans la salle de réunion, prendre leur veste et leur proposer une boisson. Veiller au respect des mesures sanitaires.
-Gérer les appels téléphoniques internes/externes ainsi que la boîte mail de la réception, actualiser en permanence les informations afin de renseigner correctement les visiteurs et les employés
-Contrôle et mise en place de toutes les mesures sanitaires dans les locaux et les salles de réunion, et passer les commandes relatives pour maintenir le stoc
-Organiser l'envoi des colis et courriers externes de l'entreprise (via La Poste, coursier, TNT)
-Assurer la réception et la distribution du courrier interne de l'entreprise
-Coordonner la réservation des salles de conférences, préparer les salles à l'avance selon les besoins et débarrasser dès la fin de la réunion
-Commande et gestion des lunchs pour tous les meetings et formations
-Coordonner la réservation des voyages pour le Comité de Direction selon la procédure interne (hôtels, vols et location de voiture)
-Etablissement des notes de frais pour la Direction
-Gérer l'économat et les stocks pour les fournitures des meetings (boissons, ...) pour tous les départements sis à Lonay et Plan-les-Ouates (commande, rangement, inventaire)
-Veiller à la bonne présentation des locaux de Lonay (incluant rangement, propreté et commandes relatives)
-Contribuer à l'organisation de divers événements en support de l'Executive Assistant
-Effectuer diverses tâches administratives en coordination avec l'Executive Assistant (courriers, e-mails, mise à jour de fichiers, agenda, etc.). En fonction des disponibilités, le titulaire pourra assister les Directeurs et les managers d?autres départements avec l'accord de l'Executive Assistant.
-Contribuer à optimiser la qualité du service et de l'environnement de travail
-Etre le point d'information principal et le lien entre les différents sites (CTN_18, CTN_12 et Lonay)
-Collaborer avec les services de maintenance externes pour la bonne tenue des locaux et des commandes relatives
-Soutien pour le Facility Management géré par l'Executive Assistant

Votre profil

Qualifications & Experience
-Vous justifiez d'une expérience de 3 à 5 ans à un poste similaire dans l'industrie ou le commerce en général
-Vous faites preuve d'organisation, d'autonomie, de méthode, de discrétion et de diplomatie
-Excellente présentation
-Rigoureux-se et autonome, vous êtes reconnu-e pour vos qualités relationnelles. Vous avez en outre une bonne capacité d'adaptation et de communication, le goût du travail en équipe et le souci du détail
-Vous aimez travailler de manière proactive, en prenant des initiatives tout en respectant les consignes du Management
-Excellente aptitude à anticiper les besoins de commandes et maintien des stocks
-Vous savez garder votre sang-froid face à des interlocuteurs qui peuvent être impatients ou mécontents
-Vous maîtrisez parfaitement les outils informatiques (MS Office)
-Vous êtes de langue maternelle française, avec de très bonnes connaissances d?anglais
-Vous connaissez bien la région Lausanne-Genève

Vous reconnaissez-vous ?

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A propos de Manpower
En Suisse, Manpower est fort d’une expérience de plus de cinquante-cinq ans dans le recrutement, la sélection et le placement de personnel fixe et temporaire, ainsi que dans les solutions RH. Avec 50 agences présentes dans toutes les régions linguistiques, 20 000 collaborateurs temporaires, 1500 placements fixes et plus de 5000 clients – petites, moyennes et grandes entreprises – actifs dans tous les secteurs d’activité, Manpower est l’un des leaders du placement de personnel en Suisse.
 
Nos 3 promesses
« Nous aimons ce que nous faisons. Cette passion qui nous porte et nous motive vous donne les meilleures chances de placement. »
« Nous apprécions les gens avec qui nous travaillons. Vous, par exemple. C’est pourquoi nous fondons notre collaboration sur la confiance. »
« Nous assumons nos responsabilités. Pour vous, cela signifie sécurité et perspectives intéressantes. »
 
 

Je veux ce poste

Votre conseiller Manpower
Marie-Annick ROUX

Morges
rue du Sablon 2
1110 Morges

T: +41 58 307 23 80



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