Spezialisten fürs Menschliche
HR-Assistenten sind Verwaltungsfachleute für den Personalbereich. Sie analysieren die Arbeitsplätze, übernehmen die Auswahl und Einstellung von Mitarbeitenden nach Vorgaben der jeweiligen Führungskräfte. Gelegentlich nehmen sie an Bewerbungsgesprächen teil, begleitet von Mitarbeitenden der jeweiligen Abteilung. HR-Assistenten verfassen auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmte Stellenbeschreibungen und -anzeigen, um genau die passende Person zu finden.
HR-Assistenten begleiten die Mitarbeitenden administrativ von der Einstellung bis zum Eintritt in den Ruhestand oder dem Wechsel zu einem anderen Unternehmen. Häufig koordinieren sie die Leistungsbewertung von Mitarbeitenden und die Weiterbildung. HR-Assistenten beherrschen die Kunst der Diplomatie und können Konfliktsituationen erkennen und lösen, stets unter Wahrung der Diskretion. Wichtig ist, mit Stresssituationen umgehen und Aufgaben priorisieren zu können.
Die perfekte Kenntnis von Verwaltungsabläufen macht HR-Assistenten zu den zentralen Ansprechpartnern für Arbeitsverträge, Arbeitsbewilligungen, Kündigungen, Entlassungen, Arbeitsbescheinigungen, Entlöhnungssysteme und deren Komponenten, wie z. B. Sozialversicherungsbeiträge. Mit Lohnzetteln, bezahltem Urlaub und Krankenscheinen kennen sie sich bestens aus.
Das Arbeitsumfeld ist recht vielfältig: von der Privatwirtschaft über die öffentliche Verwaltung bis hin zu Arbeitsagenturen. Je nach Grösse des Unternehmens arbeiten HR-Assistenten allein oder im Team; insbesondere müssen sie vielseitig sein. Sie arbeiteten extern mit verschiedenen Dienstleistern und intern mit fast allen Abteilungen des Unternehmens zusammen, um für diese Personal einzustellen, Schulungen zu organisieren und gegebenenfalls Konflikte zu lösen. Die Arbeitszeiten sind im Allgemeinen regelmässig.
Benötigte Kompetenzen: Verhandlungsgeschick – Kommunikationsfähigkeit – Fähigkeit zum Zuhören sowie Verständnis – Initiativgeist – exakte Arbeitsweise – Diskretion – Organisation