persönliche/r Assistent/in (m/w/d), 100% befristet

Im Auftrag eines unserer Kunden sind wir auf der Suche nach einem/einer:

persönliche/r Assistent/in (m/w/d), 100% befristet

Ihr Einsatz

Koordination von Meetings
Organisation von F2F-Meetings in der CH und im Ausland inkl. Catering und Raumbuchung (bis zu 25 Teilnehmer)
Organisation von Telefonkonferenzen, Live-Meetings, etc.
(Führungs-)Teamsitzungen (Traktandenliste, Vorlesen, Protokoll, Nachbearbeitung)
Betreuung von Besuchern (Hotels, Transfers, Visa)

Reisen
- Reisekoordination (Buchung von Flügen/Hotels/Restaurants/Taxis/Flughafenparkplätzen usw.)
Eingabe von Details in den Kalender
- Visumsanträge inkl. Einladungs-/Empfehlungsschreiben
- Spesenmanagement - Dateneingabe in Concur

Unterstützung des Teams
- Onboarding und Offboarding von Startern und Leavern (Entry / Exit Checklist Mgt)
- Erstellung und Pflege von Organigrammen / Bekanntmachungen
- Rechnungsprüfung und Kontierung
- Bestellung von Material, das nicht von Central Desk abgedeckt wird
- Verteilen von physischer Post
- Bestellungen (Coupa) ? Bestellung von Verbrauchsmaterial, das nicht von Central Desk abgedeckt wird
 

Ihr Profil

Die Stelle erfordert nachgewiesene Erfahrung als Verwaltungsangestellte/r, persönliche/r Assistent/in oder Sekretär/in auf höchster Ebene und vorzugsweise Erfahrung in einer regionalen oder globalen Organisation.
Erforderlich sind Diskretion und Vertraulichkeit, ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten sowie Erfahrung in der Verwaltung von Büroabläufen und erforderlichenfalls in der Entwicklung neuer Ansätze zur Erfüllung sich ändernder Anforderungen.
Von entscheidender Bedeutung ist, dass die Person gut organisiert und in der Lage ist, Prioritäten bei hochkomplexen Aufgaben zu setzen, und in der Lage ist, Beziehungen zu einem internationalen Netzwerk und wichtigen Interessengruppen auf verschiedenen Ebenen intern und extern aufzubauen. Die gesuchte Person muss sich in einem virtuellen Umfeld wohlfühlen, neue Arbeitsmethoden akzeptieren und die Zusammenarbeit mit Menschen aus verschiedenen Kulturen auf der ganzen Welt aufbauen können.

Interessiert?

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