Assistent:in Direktion D/F (a) 80-90%

Für ein Bundesamt suchen wir Sie als Assistenz für die Direktion. Sie haben Erfahrung in der Organisation von Sitzungen und Tagungen im Direktionsumfeld. Sehr gute Deutsch- und Französischkenntnisse sind Voraussetzung für diese Stelle,    

Assistent:in Direktion D/F (a) 80-90%

Ihr Einsatz

- Selbständige und proaktive Agendaführung für die Direktion Koordination mit dem Generalsekretariat, dem Sekretariat der Amtsleitung und den Abteilungsleitungen
- Plant und organisiert die Meetings mit externen Gremien (Geschäftsleitung, Amtssitzung) 
- Organisiert Sitzungen, Tagungen, Seminare, Leitungsteam- und Direktionsbereichsanlässe sowie Dienstreisen und rechnet diese nach Abschluss ab
- Führt und überwacht selbständig die persönliche Dokumentenablage (Dossiers, Post, E-Mails etc.) 
- Betreut während der Abwesenheit der Direktorin (Sitzungen, Ferien) selbständig die Mailbox, nimmt eine Ersttriage vor und erledigt soweit möglich die Maileingänge selbständig
- Erstellt Arbeitsunterlagen, resp. Dossiers für die Leiterin 
- Stellt selbständig sicher, dass vorbereitende Unterlagen vorgängig und rechtzeitig zur Verfügung stehen
- Erteilt telefonische Auskünfte in deutscher, französischer und teilweise englischer Sprache, nimmt die inhaltlich korrekte Triage wahr und erledigt wo möglich die Aufgaben für Direktorin selbständig
- Schreibt Korrespondenz, Texte, Bericht, Vorträge in d, f, und e selbständig oder nach Vorlage
- Erstellt Präsentationsfolien für nationale und internationale Vorträge in d, f, e Sprache
- Unterstützt die Leiterin des Direktionsbereichs in sämtlichen Informatik- und technischen Belangen

Ihr Profil

- Einige Jahre Berufserfahrung in der Verwaltung und einen kaufm. Abschluss
- Sehr gute Office365 Kenntnisse, ActaNova (von Vorteil)
- Fähigkeit, sich sehr rasch ein Bild über einen Auftrag oder Inhalt (Mails etc.) zu verschaffen
- hohe Diskretion und Loyalität und Verlässlichkeit
- sehr selbständige und exakte Arbeitsweise
- hohe Dienstleistungsorientierung und Fähigkeit zum Umgang mit verschiedenen Anspruchsgruppen
- Fähigkeit, sich gegenüber Dritten durchzusetzen
- vernetzte Denk- und Arbeitsweise
- Flexibilität und Eigeninitiative
- Deutsch und Französisch verhandlungssicher, gute Englischkenntnisse runden ihr Profil ab.

Interessiert?

Spannend? Dann bewerben Sie sich noch heute, gerne auch ohne Motivationsschreiben, wir lernen Sie lieber direkt kennen. 

Für Fragen steht Ihnen [email protected] gerne zur Verfügung.