Sind Sie auf der Suche nach einer Feststelle? Oder ziehen Sie die Flexibilität einer temporären Anstellung vor? In beiden Fällen kommen Sie um einen wichtigen Schritt nicht herum: die Zusammenstellung der Bewerbungsunterlagen. Sie können sich auf das Wichtigste beschränken oder sehr ausführlich sein, aber gewisse Dokumente dürfen auf keinen Fall fehlen. Zu diesen unerlässlichen Bestandteilen gehören der Lebenslauf und das Bewerbungsschreiben.
Standard-Bewerbungsunterlagen enthalten zwingend mindestens:
einen Lebenslauf mit einem nicht obligatorischen, aber oft geschätzten Foto
Vollständige bzw. klassische Bewerbungsunterlagen enthalten:
einen Lebenslauf mit einem nicht obligatorischen, aber oft geschätzten Foto
Kopien Ihrer Arbeitszeugnisse und Weiterbildungszertifikate
Kopien Ihrer Hochschul- oder Berufsabschlüsse
weitere Unterlagen zur Stützung Ihrer Bewerbung (ehrenamtliche Tätigkeiten, leistungssportliche Nachweise, die Veröffentlichung von Forschungsarbeiten usw.)
Vollständige Bewerbungsunterlagen enthalten Nachweise der Schul- oder Berufsbildung wie Kopien Ihrer Diplome, Zertifikate, Master, Fachausweise usw. Sprachzertifikate geben Auskunft über Ihre Ausdrucksfähigkeit in anderen Sprachen. Bescheinigungen, Arbeitszeugnisse und Empfehlungsschreiben bieten einen Überblick über Ihren beruflichen Werdegang.
Sie können bis zu drei Referenzen angeben. Ihr zukünftiger Arbeitgeber wird sich gegebenenfalls mit ihnen in Verbindung setzen, um Fragen zu stellen. Diese Referenzen müssen nicht unbedingt Ihr Arbeitgeber oder Vorgesetzter sein. Es kann sich auch um ehemalige Kollegen oder im Falle von Berufsanfängern um Lehrpersonen handeln. Erwähnen Sie Ihre Hobbys, soweit sie aussagekräftig sind. Die Angabe „Kino“ ist weniger aussagekräftig als „Filmliebhaber mit besonderem Interesse für das Werk von Michel Audiard und seit drei Jahren ehrenamtlicher Mitarbeiter im Filmclub“. „2018 Berlin-Marathon“ sagt mehr aus als „Laufsport“.
Verschicken Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen abschliessend per E-Mail, Online-Formular oder Post.
Wenn Sie zu einem Bewerbungsgespräch eingeladen werden, drucken Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen im Doppel aus, um Sie bei Bedarf zur Hand zu haben.
Standard-Bewerbungsunterlagen werden oft per E-Mail übermittelt. Sie können aber auch per Post verschickt werden. Bei Interesse des Personalverantwortlichen werden vom Bewerber vollständige Bewerbungsunterlagen verlangt. In diesem Fall sind sie ausgedruckt per Post zuzustellen. Achtung, identische Bewerbungsschreiben für alle Bewerbungen sind verpönt. Interessieren Sie sich für das Unternehmen, bei dem Sie sich bewerben, und nehmen Sie sich Zeit, um den Inhalt anzupassen. Der Personalverantwortliche soll den Eindruck erhalten, dass das Schreiben ausdrücklich für dieses Unternehmen bestimmt ist und dass Sie wissen, mit wem Sie es zu tun haben.
Je nach Ihrer Erfahrung können vollständige Bewerbungsunterlagen recht umfangreich sein. Deshalb ist es wichtig, dass sich Ihr Leser auf das Wesentliche konzentriert: Ihre Kompetenzen und Ihre Motivation (Lebenslauf und Bewerbungsschreiben). Helfen Sie ihm, sich bei den übrigen Unterlagen schnell zu orientieren, ohne sich zu verlieren.
Führen Sie den Personalverantwortlichen durch Ihre Unterlagen, damit er sich leicht mit Ihrem Profil vertraut machen kann. Ordnen, nummerieren und unterteilen Sie die Dokumente und erstellen Sie ein Inhaltsverzeichnis, damit sich der Leser im Dokument leicht zurechtfindet.
Das Bewerbungsschreiben kann den Unterlagen separat beigelegt werden, damit es jederzeit griffbereit ist. Zögern Sie nicht, den Lebenslauf an einer strategischen Stelle einzufügen (zum Beispiel auf der linken Seite der Mappe oder als Deckblatt der Bewerbungsunterlagen unter Verwendung einer transparenten Mappe), damit der Personalverantwortliche jederzeit Zugriff darauf hat.
In Bezug auf die Bestandteile Ihrer Bewerbungsmappe sollte die Reihenfolge der eingereichten Dokumente einer klaren Strategie folgen. Jedes Dokument muss etwas zu Ihrer Bewerbung beitragen. Es ist vorzuziehen, gewisse Dokumente wegzulassen, wenn sie für Ihren Empfänger nicht von Belang sind, statt das Dossier mit Beilagen zu füllen, die keinen Bezug zu Ihrem Ziel haben.
Genauso wie der persönliche Auftritt sagt auch das Erscheinungsbild von Bewerbungsunterlagen viel über die sich bewerbende Person aus.
Achten Sie darauf, dass die Kopien oder Scans Ihrer Abschlüsse sauber und gut ausgerichtet sowie in einer kohärenten Reihenfolge (chronologisch oder thematisch) eingereicht werden. Bei einer elektronischen Bewerbung fassen Sie gleichartige Dokumente (zum Beispiel Zertifikate) in einem einzigen PDF zusammen, damit Ihr E-Mail nicht durch unzählige Beilagen überfrachtet ist. Achten Sie auf eine tadellose Orthografie, denn theoretisch hatten Sie genügend Zeit, um sie zu prüfen und/oder prüfen zu lassen. Wählen Sie eine harmonische und kohärente Formatierung. Verwenden Sie im ganzen Dokument dieselbe Schriftart.
Achten Sie darauf, dass das Datum in allen Unterlagen gleich dargestellt wird.
Laut Feststellungen vieler Rekrutierungsspezialisten hat der angelsächsische Pragmatismus dazu geführt, dass das klassische Bewerbungsschreiben durch das Bewerbungs-Mail abgelöst wurde. Es umfasst höchstens 15 Zeilen und begleitet den Lebenslauf.
Bewirbt sich ein Kandidat auf Englisch, sollte er die Sprache Shakespeares beherrschen. Vorsicht jedoch mit übereilten Anpassungen der gesprochenen Sprache an die Schriftsprache. Bevorzugen Sie eine klare und einfache Formulierung („straight to the point“ = gleich zur Sache). Ein direkter und spontaner Tonfall wird geschätzt, denn die Angelsachsen messen der Persönlichkeit ebenso viel Bedeutung bei wie der Ausbildung.
Achten Sie auf die Höflichkeitsformeln. Verwenden Sie zur Einleitung Ihres Schreibens beispielsweise: „I am writing in reference to / with regard to / on behalf of…“. Wenn Sie von jemandem vermittelt werden, erwähnen Sie das wie folgt: „Your name was given to me by…“.
Halten Sie sich für allfällige Präzisierungen zur Verfügung: „If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know“ oder „If you need any further information, feel free to contact me“.
Schliessen Sie Ihr Schreiben mit einer Verdankung: „Thank you for your consideration regarding my application…“. Achtung, Formeln wie „Kind regards“, „Best regards“ oder „Sincerely yours“ sind Kollegen oder Bekannten vorbehalten.
Nennen Sie am Ende des Schreibens die Anzahl Beilagen (z.B. Lebenslauf + Bewerbungsschreiben) mit „2 files attached“.
Wenn Sie auf ein in der Presse oder im Internet veröffentlichtes Stellenangebot antworten, besteht grosse Gefahr, dass ihre Bewerbung unter Hunderten anderer untergeht. In solchen Fällen führen viele Unternehmen nämlich eine Vorsortierung nach Schlüsselwörtern durch. Die Dokumente Ihrer Bewerbung werden von Robotern gelesen und in die engere Auswahl kommen nur Profile mit einer gewissen Anzahl Schlüsselwörter. Deshalb ist es sinnvoll, Ihre wichtigste Qualifikation in Ihr Bewerbungsschreiben aufzunehmen. Sie dürfen auch die im Inserat genannten Adjektive im Text Ihres Bewerbungsschreibens verwenden (soweit sie auf Sie zutreffen).
Es werden zwei Hauptgruppen von Kompetenzen unterschieden:
Anwendbare Fähigkeiten: Erfahrungen aus ihrer früheren Tätigkeit, die Sie bei Ihrer zukünftigen Beschäftigung einsetzen können. Zum Beispiel die Fähigkeit, ein Team zu führen, Eigeninitiative oder kommunikative Fähigkeiten. Sie sind jedoch nur glaubwürdig, wenn sie mit einer beruflichen Realisierung belegt werden.
Spezifische Fähigkeiten: Fähigkeiten in direktem Zusammenhang mit einer bestimmten Stelle. Zum Beispiel die Beherrschung einer bestimmten Buchhaltungs- oder Lagerverwaltungssoftware, die Kenntnis einer besonderen Programmiersprache usw.
Seien Sie so sachlich wie möglich. Einige präzise Fähigkeiten sind einer Schwemme schwammiger Kompetenzen vorzuziehen.